Arbeitszeugnis-Formulierungen nach Leistung: der Leitfaden für Arbeitgeber

Ein gutes Arbeitszeugnis entsteht nicht aus Textbausteinen, sondern aus bewusst gewählten Formulierungen. Dieser Leitfaden führt Sie durch jeden Baustein – von der Einleitung bis zur Schlussformel – und zeigt, wie Sie die gewünschte Stufe erzeugen, ohne in die Codefalle zu tappen.

Kernaussage: Jede Stufe im Zeugnis entsteht aus einer festen Formel. Wer die Bausteine und ihre Abstufungen kennt, schreibt schneller, fairer und rechtssicher – und vermeidet unbeabsichtigte Abwertungen.

Grundprinzipien: Wahrheit, Wohlwollen, Klarheit (Art. 330a OR)

Jedes Schweizer Arbeitszeugnis steht auf drei Pfeilern: Es muss wahr sein, wohlwollend formuliert und klar verständlich. Diese Grundsätze bestimmen, was Sie sagen dürfen und wie.

Einleitung und Tätigkeitsbeschreibung

• Personalien: vollständiger Name, Funktion, Ein- und Austrittsdatum auf den Tag genau.

• Aufgaben präzise: «betreute rund 60 Geschäftskunden in der Deutschschweiz» sagt mehr als «war für Kunden zuständig».

• Verantwortung sichtbar machen: Budget, Teamgrösse, Projektvolumen, Vollmachten.

Leistungsbeurteilung formulieren

Die Leistungsbeurteilung deckt Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolge und Belastbarkeit ab. Konkrete, belegbare Aussagen mit einem messbaren Ergebnis-Satz sind stärker als Superlative ohne Substanz.

• Fachwissen: «verfügte über fundiertes und stets aktuelles Fachwissen, das sie sicher anwandte».

• Arbeitsweise: «arbeitete äusserst selbstständig, strukturiert und zielorientiert».

• Erfolge: wo möglich mit Zahlen – erreichte Ziele, Einsparungen, Projektergebnisse.

Die Leistungsstufe über die Zufriedenheitsformel steuern

• ausgezeichnet: «stets zur vollen Zufriedenheit» + «Die Leistungen waren durchwegs ausgezeichnet und übertrafen unsere Erwartungen».

• sehr gut: «stets zur vollen Zufriedenheit» + «Die Leistungen waren sehr gut».

• gut: «zur vollen Zufriedenheit» + «Die Leistungen waren gut».

• mässig: «insgesamt zu unserer Zufriedenheit» (Dämpfer).

• ungenügend: keine Zufriedenheitsformel; sachlich «entsprachen nicht unseren Erwartungen».

Sozialverhalten formulieren

Nennen Sie alle drei Ebenen – Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzte sowie Kundinnen, Kunden und Dritte. Fehlt eine im konkreten Fall relevante Ebene, wird genau das als Auslassung mit Aussagekraft gelesen. Die Stufe setzen Sie über den Verstärker:

• ausgezeichnet: «Ihr Verhalten war gegenüber allen Bezugsgruppen stets vorbildlich».

• sehr gut: «war stets einwandfrei».

Führungsleistung formulieren (für Kader)

• Führungsstil: «führte ihr Team jederzeit motivierend, klar und wertschätzend».

• Ergebnisse: erreichte Teamziele, geförderte Nachwuchskräfte, tiefe Fluktuation.

Austrittsgrund und Schlussformel

Der Austrittsgrund gehört nur ins Zeugnis, wenn die mitarbeitende Person es wünscht. Dank, Bedauern und gute Wünsche gehören in ein wohlwollendes Zeugnis; ihr Fehlen wird als Distanzierung gelesen. Bei Top-Stufen passt zusätzlich «Wir würden sie jederzeit wieder anstellen».

Negatives fair formulieren: die Brückentechnik

Kritik – typisch auf der Stufe mässig – wird nach dem Muster (+)-(-)-(+) eingebettet: positiver Rahmen, dann der Punkt mit Kontext («noch», «nicht immer», «im Verlauf zunehmend besser»), dann positiver Ausblick. Nie einen Negativpunkt isoliert oder verschlüsselt.

Was nicht ins Zeugnis darf

• Krankheiten, Unfälle, Schwangerschaft und Gesundheitsdaten.

• Religion, Politik, Gewerkschaftszugehörigkeit; Lohn und Privates.

• Killerwörter wie «aber», «trotz», «bemühte sich», «war stets pünktlich» als einziges Lob.

Konsistenz und Rechtssicherheit sichern

Zwischen- und Schlusszeugnis sowie ein allfälliges Arbeitszeugnis 2.0 müssen dieselbe Stufe ergeben. Ein Vier-Augen-Prinzip vor der Unterschrift fängt Widersprüche und unbeabsichtigte Codes ab.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.