Arbeitszeugnis schreiben: Pflichten des Arbeitgebers nach Art. 330a OR

Ein Arbeitszeugnis ist keine freundliche Geste zum Abschied, sondern eine gesetzliche Pflicht. Wer in der Schweiz Personal beschäftigt, muss auf Verlangen ein Zeugnis ausstellen – und zwar eines, das inhaltlich standhält. Dieser Beitrag fasst zusammen, was Art. 330a OR verlangt, wo die Grenzen liegen und welche Fehler am häufigsten zu Streit führen.

Kernaussage: Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis besteht jederzeit, ist nicht wegbedingbar und verjährt erst nach zehn Jahren. Ob Vollzeugnis oder blosse Arbeitsbestätigung, entscheidet die Arbeitnehmerin – nicht der Betrieb.

Die gesetzliche Grundlage in zwei Absätzen

Art. 330a OR ist kurz. Absatz 1 gibt der Arbeitnehmerin das Recht, jederzeit ein Zeugnis zu verlangen, das sich «über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über ihre Leistungen und ihr Verhalten ausspricht». Das ist das sogenannte Vollzeugnis oder qualifizierte Zeugnis.

Absatz 2 hält fest, dass sich das Zeugnis auf besonderes Verlangen der Arbeitnehmerin auf Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses beschränkt. Das ist die Arbeitsbestätigung, oft auch einfaches Zeugnis genannt.

Zwei Dinge folgen daraus unmittelbar. Erstens: Die Wahl zwischen Vollzeugnis und Arbeitsbestätigung liegt bei der Arbeitnehmerin, nicht beim Arbeitgeber. Ein Betrieb darf nicht von sich aus nur eine Bestätigung ausstellen, weil ihm die Bewertung unangenehm ist. Zweitens: «Jederzeit» heisst wirklich jederzeit – auch während des laufenden Arbeitsverhältnisses. Daraus leitet sich der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ab.

Die Pflicht ist zudem nicht wegbedingbar. Eine Klausel im Arbeitsvertrag, wonach kein Zeugnis geschuldet ist, wäre nichtig.

Fristen: länger, als die meisten denken

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verjährt nach der Rechtsprechung des Bundesgerichts erst nach zehn Jahren ab Beendigung des Arbeitsverhältnisses (BGer 4A_295/2020). Dieselbe Frist gilt für den Anspruch auf Berichtigung eines bereits ausgestellten Zeugnisses. Das Bundesgericht lehnte die kürzere fünfjährige Frist ausdrücklich ab, weil Zeugnisforderungen keine Geldforderungen aus dem Arbeitsverhältnis sind.

Für die Praxis bedeutet das: Auch Jahre nach dem Austritt kann sich eine ehemalige Mitarbeiterin melden. Personalakten und Leistungsbeurteilungen sollten entsprechend lange nachvollziehbar aufbewahrt werden – im Rahmen des Datenschutzrechts.

Von der Verjährung zu unterscheiden ist die Frage, wann das Zeugnis auszustellen ist. Üblich und zumutbar ist eine Ausstellung innert weniger Arbeitstage nach dem Verlangen, bei einem Schlusszeugnis spätestens auf den letzten Arbeitstag. Wer monatelang zuwartet, riskiert eine Klage und allenfalls Schadenersatz, wenn der Bewerbung dadurch nachweislich geschadet wurde.

Die vier Grundsätze

Die Rechtsprechung hat vier Prinzipien entwickelt, an denen sich jedes Vollzeugnis messen lassen muss.

Wahrheit

Das Zeugnis muss den Tatsachen entsprechen. Gefälligkeitszeugnisse sind nicht nur unzulässig, sie können den ausstellenden Arbeitgeber gegenüber einem neuen Arbeitgeber schadenersatzpflichtig machen, wenn dieser im Vertrauen darauf eine ungeeignete Person anstellt.

Wohlwollen

Das Zeugnis soll das wirtschaftliche Fortkommen der Arbeitnehmerin fördern. Es ist wohlwollend zu formulieren – aber nur so weit, wie die Wahrheit nicht verletzt wird. Wo Wahrheit und Wohlwollen kollidieren, hat die Wahrheit Vorrang.

Vollständigkeit

Alle für eine Gesamtbeurteilung wesentlichen Aspekte gehören hinein. Was für die Beurteilung typisch und relevant ist, darf nicht weggelassen werden. Einmalige Vorfälle ohne Bezug zur Gesamtleistung dagegen haben nichts im Zeugnis zu suchen.

Klarheit

Das Zeugnis muss für eine durchschnittliche Leserin verständlich sein, ohne Insiderwissen. Genau hier setzt das Verbot verschlüsselter Botschaften an: Formulierungen, die vordergründig positiv klingen und für Eingeweihte etwas Negatives bedeuten, sind unzulässig. Wer eine Kritik anbringen will, muss sie offen und sachlich formulieren.

Was nicht ins Zeugnis gehört

Nicht erwähnt werden dürfen unter anderem:

• Krankheiten und Gesundheitsdaten, sofern sie nicht die Leistungsfähigkeit dauerhaft und wesentlich beeinträchtigt haben

• Schwangerschaft und Mutterschaftsurlaub

• Gewerkschaftszugehörigkeit und politische Tätigkeit

• Religion

• laufende oder eingestellte Straf- und Zivilverfahren

• Lohnangaben, ausser die Arbeitnehmerin wünscht sie ausdrücklich

Heikel sind längere Abwesenheiten. Sie dürfen erwähnt werden, wenn sie im Verhältnis zur Anstellungsdauer erheblich sind und das Zeugnis sonst ein falsches Bild der tatsächlichen Tätigkeitsdauer vermitteln würde. Der Grund der Abwesenheit bleibt aussen vor.

Auch der Kündigungsgrund gehört grundsätzlich nicht ins Zeugnis – ausser die Arbeitnehmerin verlangt es. Zulässig und üblich ist die neutrale Formulierung, dass das Arbeitsverhältnis auf ein bestimmtes Datum endet.

Formale Anforderungen

Ein Arbeitszeugnis wird auf Geschäftspapier geschrieben, maschinell erstellt, korrekt orthografiert und mit Ausstellungsdatum sowie rechtsgültiger Unterschrift versehen. Unterzeichnen sollte eine Person, die zeichnungsberechtigt ist und die Arbeitnehmerin fachlich beurteilen kann – in der Praxis meist die direkte Vorgesetzte gemeinsam mit HR.

Ein Zeugnis mit Rechtschreibfehlern, falschem Namen oder falschen Daten ist ein Mangel, der berichtigt werden muss. Bei einer Berichtigung wird das Zeugnis nicht neu datiert, sondern trägt weiterhin das ursprüngliche Datum – alles andere würde die Berichtigung sichtbar machen und der Arbeitnehmerin schaden.

Wenn man sich nicht einig wird

Die Arbeitnehmerin hat keinen Anspruch auf eine bestimmte Formulierung. Sie kann verlangen, dass ein unwahres oder unvollständiges Zeugnis berichtigt wird; die Wortwahl im Übrigen bleibt Sache des Arbeitgebers, solange die vier Grundsätze eingehalten sind. Kommt keine Einigung zustande, steht der Weg über die Schlichtungsbehörde und – für Streitwerte bis CHF 30’000 – das kostenlose arbeitsrechtliche Verfahren offen.

Fazit

Die Pflicht aus Art. 330a OR ist einfach formuliert, aber inhaltlich anspruchsvoll. Wer ein Zeugnis strukturiert aufbaut, sich an Wahrheit, Wohlwollen, Vollständigkeit und Klarheit hält und auf verschlüsselte Botschaften verzichtet, reduziert das Streitrisiko erheblich – und liefert der ehemaligen Mitarbeiterin ein Dokument, das ihr tatsächlich nützt.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.