Zwischenzeugnis vs. Schlusszeugnis: die Unterschiede

Beide Dokumente heissen Arbeitszeugnis, beide stützen sich auf dieselbe Gesetzesbestimmung – und trotzdem unterscheiden sie sich in Anlass, Zeitform, Inhalt und Wirkung. Wer die Unterschiede kennt, vermeidet die typischen Fehler, allen voran das Schlusszeugnis, das versehentlich im Präsens verfasst wurde.

Kernaussage: Ein Zwischenzeugnis bindet den Arbeitgeber: Wer heute eine gute Leistung attestiert, kann im Schlusszeugnis für denselben Zeitraum nicht ohne Nachweis schlechter bewerten. Die Beweislast für eine Abweichung liegt beim Betrieb.

Die gemeinsame Grundlage

Art. 330a OR gibt Arbeitnehmenden das Recht, jederzeit ein Zeugnis zu verlangen. Dieses «jederzeit» ist der Schlüssel: Es beschränkt den Anspruch nicht auf das Ende des Arbeitsverhältnisses. Daraus leitet die Praxis den Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ab, obwohl der Begriff im Gesetz nicht vorkommt.

Für beide Zeugnisarten gelten dieselben vier Grundsätze: Wahrheit, Wohlwollen, Vollständigkeit und Klarheit. Und für beide gilt, dass die Arbeitnehmerin zwischen dem Vollzeugnis und der blossen Arbeitsbestätigung wählen kann.

Das Zwischenzeugnis

Anlass

Ein Zwischenzeugnis wird während des laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Ein sachlicher Grund ist nicht zwingend erforderlich, aber in der Praxis meistens vorhanden:

• Wechsel der oder des Vorgesetzten

• Wechsel der Funktion, Beförderung oder wesentliche Änderung des Aufgabengebiets

• Reorganisation, Fusion oder bevorstehender Betriebsübergang

• längere Abwesenheit, etwa Mutterschaftsurlaub oder unbezahlter Urlaub

• laufende Bewerbung oder interne Bewerbung

• Bewerbung um eine Weiterbildung, ein Stipendium, eine Wohnung oder einen Kredit

• Kündigung, die bereits ausgesprochen ist, wobei die Freistellungszeit noch läuft

Ein Betrieb darf ein Zwischenzeugnis nicht mit dem Hinweis verweigern, es sei kein Anlass ersichtlich. Missbräuchlich häufige Anfragen – etwa monatlich – muss er allerdings nicht bedienen.

Zeitform und Schlussformel

Das Zwischenzeugnis steht im Präsens: «Frau Meier leitet das Team Einkauf und verantwortet …». Es beschreibt einen laufenden Zustand.

Die Schlussformel unterscheidet sich deutlich vom Schlusszeugnis. Statt Dank für die Zusammenarbeit und Zukunftswünschen steht hier ein Hinweis auf den Ausstellungsgrund und in der Regel eine positive Aussage zur weiteren Zusammenarbeit: «Dieses Zwischenzeugnis wird auf Wunsch von Frau Meier anlässlich des Wechsels der Bereichsleitung ausgestellt. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.»

Eine Schlussformel mit «Wir wünschen ihr für die Zukunft alles Gute» in einem Zwischenzeugnis ist ein klassischer Fehler – sie liest sich wie ein verstecktes Signal, dass die Person den Betrieb bald verlässt.

Bindungswirkung

Das ist der Punkt, der oft unterschätzt wird. Ein Zwischenzeugnis bindet den Arbeitgeber. Wer heute eine sehr gute Leistung attestiert, kann im Schlusszeugnis für denselben Zeitraum nicht ohne Weiteres eine schlechtere Beurteilung abgeben. Eine Abweichung ist nur zulässig, wenn sich die Leistung nachweisbar verschlechtert hat oder wenn nachträglich Tatsachen bekannt wurden, die der Arbeitgeber bei der Ausstellung nicht kennen konnte. Die Beweislast dafür liegt beim Arbeitgeber.

Für die Praxis heisst das: Ein Zwischenzeugnis sollte nicht als Freundlichkeit verstanden werden, die man grosszügig ausfüllt. Es ist eine dokumentierte Beurteilung mit Langzeitwirkung.

Das Schlusszeugnis

Es wird bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt, unabhängig davon, wer gekündigt hat oder ob das Verhältnis im gegenseitigen Einvernehmen endet. Auch bei fristloser Entlassung besteht der Anspruch. Sinnvollerweise datiert es auf den letzten Arbeitstag; ein späteres Datum ist unschädlich, sollte aber nicht mehrere Wochen betragen.

Die Zeitform ist die Vergangenheit: «Frau Meier leitete das Team Einkauf und verantwortete …». Das Ende der Tätigkeit wird ausdrücklich genannt.

Inhaltlich deckt das Schlusszeugnis das gesamte Arbeitsverhältnis ab, nicht nur die letzte Phase. Es enthält zusätzlich zum Zwischenzeugnis:

• das Austrittsdatum

• eine neutrale Angabe zur Beendigung, ohne Kündigungsgrund

• die vollständige Schlussformel: Dank für die geleistete Arbeit, allenfalls Bedauern über den Weggang, Wünsche für die Zukunft

Die Schlussformel ist rechtlich nicht erzwingbar – ein Anspruch auf Dank und gute Wünsche besteht nach herrschender Auffassung nicht. Weil ihr Fehlen aber als Signal gelesen wird, gehört sie in ein wohlwollendes Zeugnis hinein.

Die Unterschiede auf einen Blick

	Zwischenzeugnis	Schlusszeugnis
Zeitpunkt	während des Arbeitsverhältnisses	bei Beendigung
Zeitform	Präsens	Vergangenheit
Abgedeckter Zeitraum	bis zum Ausstellungsdatum	gesamtes Arbeitsverhältnis
Ausstellungsgrund	wird genannt	wird nicht genannt
Austrittsdatum	fehlt	enthalten
Schlussformel	Ausblick auf weitere Zusammenarbeit	Dank, Bedauern, Zukunftswünsche
Bindungswirkung	bindet für spätere Zeugnisse	abschliessend

Typische Fehler

• Copy-Paste ohne Anpassung. Das Zwischenzeugnis wird für das Schlusszeugnis übernommen, aber die Zeitform bleibt im Präsens stehen oder der Ausstellungsgrund wird nicht entfernt. Beides fällt sofort auf.

• Der stille Rückschritt. Das Schlusszeugnis fällt schwächer aus als das Zwischenzeugnis, ohne dass sich etwas geändert hätte. Das ist angreifbar.

• Der vergessene Zeitraum. Das Schlusszeugnis beschreibt nur die letzte Funktion und unterschlägt frühere Rollen im selben Betrieb. Das verletzt die Vollständigkeit.

• Das Zwischenzeugnis als Warnung. Manche Betriebe stellen bei schwacher Leistung bewusst ein kritisches Zwischenzeugnis aus, um zu dokumentieren. Das ist zulässig, wenn es wahr ist – aber es ersetzt kein Mitarbeitergespräch und keine Verwarnung, und es bindet den Arbeitgeber genauso wie ein positives.

Fazit

Zwischen- und Schlusszeugnis sind keine zwei Varianten desselben Dokuments, sondern zwei Momentaufnahmen mit unterschiedlicher Funktion. Wer beim Zwischenzeugnis sorgfältig beurteilt, hat es beim Schlusszeugnis leichter – und muss sich nicht rechtfertigen, warum die Bewertung plötzlich anders ausfällt.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.