Die Zeugnissprache entschlüsselt: Codes und Formulierungen

«Sie war stets bemüht, den Anforderungen gerecht zu werden.» Wer schon einmal Arbeitszeugnisse gelesen hat, weiss: Dieser Satz ist kein Lob. Die Zeugnissprache hat über Jahrzehnte ein eigenes Vokabular entwickelt, in dem freundliche Wörter unfreundliche Botschaften transportieren. Dieser Beitrag erklärt, wie der Code funktioniert, warum er rechtlich problematisch ist und wie es besser geht.

Kernaussage: Verschlüsselte Abwertungen verletzen den Grundsatz der Klarheit und begründen einen Berichtigungsanspruch. Konkrete, überprüfbare Aussagen über Aufgaben und Resultate sind rechtlich sicherer und inhaltlich aussagekräftiger als jede Notenformel.

Woher der Code kommt

Das Dilemma ist eingebaut. Das Gesetz verlangt ein wahres und zugleich wohlwollendes Zeugnis. Wer eine schwache Leistung wahrheitsgemäss beschreiben will, ohne die Person zu beschädigen, greift zu abgeschwächten Formulierungen. Über die Zeit haben sich diese Abschwächungen zu einem festen System verdichtet, das HR-Fachleute untereinander lesen können – Bewerberinnen und Bewerber aber oft nicht.

Genau das ist der Kern des Problems: Ein Zeugnis, das nur für Eingeweihte verständlich ist, verletzt den Grundsatz der Klarheit. Verschlüsselte negative Botschaften in scheinbar neutralen Sätzen sind nach Schweizer Rechtsprechung unzulässig. Wer sie verwendet, riskiert eine Berichtigungsklage.

Die Notenskala der Leistungsbeurteilung

Am bekanntesten ist die Abstufung bei der Zufriedenheitsformel. Sie funktioniert über zwei Stellschrauben: das Adverb («stets», «immer», «jederzeit» gegenüber gar keinem Adverb) und das Adjektiv («vollste», «volle», keine Steigerung).

Formulierung	Gelesen als
«stets zu unserer vollsten Zufriedenheit»	sehr gut
«stets zu unserer vollen Zufriedenheit»	gut
«zu unserer vollen Zufriedenheit»	befriedigend
«zu unserer Zufriedenheit»	genügend
«insgesamt zu unserer Zufriedenheit»	ungenügend

Das Muster ist immer dasselbe: Was fehlt, zählt. Fällt «stets» weg, sinkt die Note. Fällt die Steigerung weg, sinkt sie weiter. Ein Zeugnis, das nur «zu unserer Zufriedenheit» schreibt, wirkt auf Laien freundlich und liest sich für Fachleute als knapp genügend.

Klassiker aus dem Codebuch

• «war stets bemüht» – hat sich Mühe gegeben, aber die Ziele nicht erreicht. Bemühen ist Anstrengung ohne Resultat.

• «zeigte Verständnis für die ihm übertragenen Aufgaben» – hat verstanden, worum es ging, aber nicht geliefert.

• «war gesellig und trug zur Verbesserung des Betriebsklimas bei» – gilt als Hinweis auf übermässige Geselligkeit, gelegentlich mit Alkoholbezug gelesen.

• «durch ihre Pünktlichkeit war sie stets ein Vorbild» – Pünktlichkeit als hervorgehobene Stärke bedeutet, dass es sonst wenig hervorzuheben gab.

• «verliess uns im gegenseitigen Einvernehmen» – wird häufig als Hinweis auf eine nicht ganz freiwillige Trennung gelesen.

• «wir wünschen ihr für die Zukunft alles Gute» ohne den Zusatz des Bedauerns über den Weggang – die Schlussformel ist kürzer als üblich und wirkt dadurch kühl.

Auslassungen sind die subtilste Form. Fehlt in einem Zeugnis für eine Kassiererin jeder Hinweis auf Ehrlichkeit, fehlt bei einer Führungskraft die Aussage zur Führungsleistung, oder fehlt die Verhaltensbeurteilung gegenüber Vorgesetzten, während jene gegenüber Kolleginnen erwähnt wird – dann ist die Auslassung die Botschaft.

Die Reihenfolge der Verhaltensbeurteilung

Auch die Nennungsfolge wird gelesen. Üblich ist: Vorgesetzte, Mitarbeitende, Kundinnen und Kunden. Wer die Vorgesetzten weglässt oder ans Ende stellt, signalisiert damit ein schwieriges Verhältnis zur Führung. Wer nur «gegenüber Kolleginnen und Kollegen» schreibt, hat die anderen Beziehungen bewusst ausgespart.

Warum Codes rechtlich nicht funktionieren

Drei Gründe sprechen gegen die codierte Sprache.

Rechtlich

Der Klarheitsgrundsatz verlangt Verständlichkeit ohne Spezialwissen. Verschlüsselte Abwertungen sind nach schweizerischer Praxis unzulässig und begründen einen Berichtigungsanspruch.

Praktisch

Der Code ist nicht normiert. Verschiedene Ratgeber deuten dieselbe Formulierung unterschiedlich, und wer ein Zeugnis ohne Hintergedanken schreibt, produziert unbeabsichtigt negative Signale. Wer «zu unserer vollen Zufriedenheit» als grosses Lob meint, hat der Person ungewollt eine Drei ausgestellt.

Faktisch

Die Skala ist inflationär geworden. Weil alle «vollste Zufriedenheit» schreiben, sagt das Prädikat kaum mehr etwas aus. Ein Zeugnis, das die Bestnote nicht vergibt, fällt negativ auf, obwohl die Leistung solide war.

Wie man es besser macht

Der Ausweg ist nicht, alles schönzuschreiben, sondern konkret zu werden. Statt einer Notenformel: beschreiben, was die Person tatsächlich getan hat, mit welchen Mitteln und mit welchem Resultat.

Schwach: «Sie erledigte die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.»

Besser: «Sie betreute ein Portfolio von rund 60 Geschäftskunden, führte die jährlichen Vertragsverhandlungen selbstständig und erreichte in den letzten beiden Jahren eine Verlängerungsquote von über 90 Prozent.»

Der zweite Satz sagt mehr, ist überprüfbar und braucht keinen Code. Kritik lässt sich ebenso offen formulieren: «In Phasen hoher Auslastung benötigte sie bei der Priorisierung Unterstützung durch die Vorgesetzte» ist wahr, sachlich und für alle verständlich – und damit rechtlich sauberer als eine verschlüsselte Andeutung.

Für Arbeitnehmende: das eigene Zeugnis prüfen

Drei Fragen helfen beim Gegenlesen. Erstens: Passt die Aufgabenbeschreibung zur tatsächlichen Funktion, oder wirkt sie zu knapp? Zweitens: Fehlt eine Beurteilung, die man erwarten würde – Führung, Ehrlichkeit, Verhalten gegenüber Vorgesetzten? Drittens: Ist die Schlussformel vollständig, also mit Dank, Bedauern und Zukunftswünschen?

Wer einen Mangel entdeckt, kann die Berichtigung verlangen. Anspruch besteht auf ein wahres und vollständiges Zeugnis, nicht auf eine Wunschformulierung.

Fazit

Die Zeugnissprache ist ein historisches Nebenprodukt eines gesetzlichen Zielkonflikts – und ein schlechtes. Sie ist unpräzise, uneinheitlich und rechtlich angreifbar. Konkrete, überprüfbare Aussagen über Aufgaben und Resultate leisten für beide Seiten mehr als jede Notenformel.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.