Checkliste: Das gehört in jedes Arbeitszeugnis

Ein vollständiges Arbeitszeugnis folgt einem festen Aufbau. Wer ihn kennt, schreibt schneller und übersieht nichts – und wer ein Zeugnis gegenliest, erkennt sofort, ob etwas fehlt. Diese Checkliste geht die neun Bausteine der Reihe nach durch und schliesst mit einer Schlusskontrolle.

Kernaussage: Vollständigkeit ist der wirksamste Schutz vor Berichtigungsforderungen. Die häufigsten Mängel sind nicht falsche Bewertungen, sondern fehlende Bausteine – eine ausgelassene Verhaltensgruppe, eine zu knappe Aufgabenbeschreibung, ein falsches Eintrittsdatum.

1. Formaler Rahmen

• Firmenbriefpapier mit vollständiger Adresse

• Titel: «Arbeitszeugnis», «Zwischenzeugnis» oder «Arbeitsbestätigung»

• Maschinell erstellt, keine handschriftlichen Ergänzungen

• Fehlerfreie Rechtschreibung und Interpunktion

• Ein bis zwei Seiten für ein Vollzeugnis; kürzer wirkt lieblos, länger wird nicht gelesen

• Keine Zusätze wie «vertraulich», keine Anmerkungen am Rand, keine ungewöhnlichen Auffälligkeiten im Layout

2. Personalien und Eckdaten

• Vor- und Nachname, korrekt geschrieben

• Geburtsdatum und Heimatort oder Nationalität (in der Schweiz üblich)

• Genaue Funktionsbezeichnung, allenfalls mehrere bei Funktionswechsel

• Eintritts- und Austrittsdatum, jeweils auf den Tag genau

• Beschäftigungsgrad; bei Änderungen die einzelnen Phasen

• Bei Funktionswechseln: die Stationen mit Zeitangaben

Häufigster Fehler: ein falsches Eintrittsdatum, weil die Probezeit oder ein vorangehender Temporäreinsatz nicht mitgezählt wurde.

3. Kurzvorstellung des Betriebs

Ein bis zwei Sätze zu Branche, Grösse und Tätigkeitsgebiet. Das ordnet die Tätigkeit ein, besonders bei Firmen, die eine externe Leserin nicht kennt. Optional, aber hilfreich.

4. Aufgabenbeschreibung

Das inhaltliche Kernstück und in der Praxis der am häufigsten unterschätzte Teil.

• Tätigkeiten in der Reihenfolge ihrer Bedeutung, nicht chronologisch

• Verantwortungsbereich: Budget, Teamgrösse, Kundenportfolio, Projektvolumen

• Kompetenzen und Vollmachten, sofern relevant

• Verwendete Systeme, Methoden, Fremdsprachen

• Projekte und besondere Aufgaben mit Ergebnis

• Bei Führungsfunktionen: Anzahl direkt unterstellter Personen und Führungsebene

Konkret ist besser als vollständig. «Betreute Kunden» sagt nichts; «betreute rund 60 Geschäftskunden in der Deutschschweiz und führte die jährlichen Vertragsverhandlungen selbstständig» sagt viel.

5. Leistungsbeurteilung

• Fachwissen und dessen Anwendung

• Arbeitsqualität: Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Fehlerquote

• Arbeitsweise: Selbstständigkeit, Strukturiertheit, Priorisierung

• Arbeitstempo und Belastbarkeit

• Auffassungsgabe und Lernbereitschaft

• Motivation und Eigeninitiative

• Erfolge, wenn möglich mit Zahlen belegt

• Zusammenfassende Bewertung der Gesamtleistung

Achtung bei der Zufriedenheitsformel: Sie wird als Notenskala gelesen. Wer sie verwendet, sollte wissen, welche Note er damit vergibt. Eine konkrete, belegte Beschreibung ist die bessere Alternative.

6. Verhaltensbeurteilung

• gegenüber Vorgesetzten

• gegenüber Mitarbeitenden und Kolleginnen

• gegenüber Kundinnen, Lieferanten und Dritten, wo einschlägig

• bei Führungsfunktionen: Führungsverhalten gegenüber Unterstellten

Die Reihenfolge wird gelesen. Fehlt eine der Gruppen, die im konkreten Fall relevant ist, gilt das als Auslassung mit Aussagekraft. Wer alle relevanten Gruppen nennt, vermeidet unbeabsichtigte Signale.

7. Beendigung des Arbeitsverhältnisses

• Austrittsdatum

• Neutrale Formulierung zum Ende des Arbeitsverhältnisses

• Kein Kündigungsgrund, ausser die Arbeitnehmerin verlangt ihn ausdrücklich

• Beim Zwischenzeugnis stattdessen: der Grund der Ausstellung

8. Schlussformel

• Dank für die geleistete Arbeit

• Bedauern über den Weggang, wo angebracht

• Gute Wünsche für die berufliche und persönliche Zukunft

• Beim Zwischenzeugnis: Ausblick auf die weitere Zusammenarbeit

Rechtlich erzwingbar ist die Schlussformel nicht. Ihr Fehlen wird aber als Distanzierung gelesen, weshalb sie in ein wohlwollendes Zeugnis gehört.

9. Ort, Datum, Unterschrift

• Ausstellungsort und Datum

• Datum entspricht in der Regel dem letzten Arbeitstag

• Bei einer Berichtigung: das ursprüngliche Datum beibehalten

• Unterschrift von zeichnungsberechtigten Personen, üblicherweise direkte Vorgesetzte und HR

• Namen und Funktionen der Unterzeichnenden ausgeschrieben

Was nicht hineingehört

• Krankheiten, Unfälle, Gesundheitsdaten und Suchterkrankungen

• Schwangerschaft, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub

• Religion, Politik, Gewerkschaftszugehörigkeit

• Straf- und Zivilverfahren, auch eingestellte

• Betreibungen, Lohnpfändungen, finanzielle Verhältnisse

• Lohnhöhe, ausser auf ausdrücklichen Wunsch

• Einmalige Vorfälle ohne Bezug zur Gesamtbeurteilung

• Persönliche Werturteile über Charakter oder Privatleben

• Versteckte Codes und Andeutungen

Längere Abwesenheiten dürfen erwähnt werden, wenn sie im Verhältnis zur Anstellungsdauer erheblich sind und das Zeugnis sonst einen falschen Eindruck der tatsächlichen Tätigkeitsdauer erweckt. Der Grund bleibt aussen vor.

Schlusskontrolle in sieben Fragen

1. Stimmen alle Daten? Name, Geburtsdatum, Ein- und Austritt, Pensum, Funktionsbezeichnungen.

2. Ist die Zeitform durchgehend richtig? Schlusszeugnis in der Vergangenheit, Zwischenzeugnis im Präsens.

3. Ist alles wahr und belegbar? Jede Aussage sollte sich im Notfall mit Beurteilungen, Zielvereinbarungen oder Projektunterlagen stützen lassen.

4. Ist alles Wesentliche drin? Aufgaben, Leistung, Verhalten gegenüber allen relevanten Gruppen, Beendigung, Schlussformel.

5. Ist es ohne Vorwissen verständlich? Keine internen Abkürzungen, keine Codes, keine Andeutungen.

6. Ist es konsistent? Die Aufgabenbeschreibung, die Leistungsbeurteilung und – falls vorhanden – frühere Zwischenzeugnisse sowie ein paralleles Arbeitszeugnis 2.0 müssen dasselbe Bild ergeben.

7. Wurde es gegengelesen? Idealerweise von einer zweiten Person, die die Mitarbeiterin kennt, und von jemandem, der sie nicht kennt – Letzterer merkt am schnellsten, wenn etwas unklar bleibt.

Fazit

Vollständigkeit ist keine Fleissaufgabe, sondern der beste Schutz vor Berichtigungsforderungen. Wer die neun Bausteine systematisch abarbeitet und die Schlusskontrolle durchgeht, liefert ein Zeugnis, das inhaltlich hält und der beurteilten Person tatsächlich nützt.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.